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Firmenwagen statt Gehaltserhöhung

Donnerstag, 24. Aug. 2017

 - wie das Finanzamt den geldwerten Vorteil sieht -

Auf deutschen Straßen waren zum 01. Januar 2017 mehr als 45 Millionen Pkw unterwegs. Beim Kraftfahrtbundesamt waren zum selben Zeitpunkt 37,5 Millionen Fahrerlaubnisse erfasst. Was lässt sich daraus ableiten? Theoretisch kommt auf eine Fahrerlaubnis mehr als ein Auto.

Abbildung 1: Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt oder kaufen Selbständige einen Firmenwagen, bestehen besondere Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt. Hier stellt sich die Frage: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?
Abbildung 1: Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt oder kaufen Selbständige einen Firmenwagen, bestehen besondere Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt. Hier stellt sich die Frage: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?Foto: @ DariuszSankowski (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Allerdings besitzen viele Haushalte inzwischen mehr als einen Pkw. Vollkommen außen vor sind bisher Pkw geblieben, die in Unternehmen zum Einsatz kommen. Letztere sind Teil der Fahrzeugflotte, die jeden Tag von anderen Mitarbeitern nach Bedarf genutzt werden. Oder es handelt sich um Dienstwagen, die einzelnen Beschäftigten im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Das Firmen Mitarbeitern einen fahrbaren Untersatz zur Verfügung stellen, hat meist sehr spezielle Gründe. Oft ist der geldwerte Vorteil mit im Spiel. Was hat es damit auf sich? Wie sehen die Regelungen hierfür im Detail aus? Der Begriff geldwerter Vorteil kann im deutschen Steuerrecht ganz unterschiedliche Formen annehmen. Definiert wird der Begriff durch das Einkommenssteuerrecht. § 8 EStG bezeichnet Einnahmen als Geld oder Geldeswert, was auch Sachbezüge einschließt.

Ein geldwerter Vorteil muss nicht zwingend als Dienstwagen ausgestaltet werden. Waren, Arbeitskleidung oder Weiterbildungen können in gleicher Weise zum Einsatz kommen. Die Art und Weise, wie sich Beschäftigte und Unternehmen auf die Ausgestaltung des geldwerten Vorteils einigen, hat letztlich Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung des Ganzen und wies führt wiederum zu entsprechenden finanziellen Konsequenzen.

Abbildung 1: Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt oder kaufen Selbständige einen Firmenwagen, bestehen besondere Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt. Hier stellt sich die Frage: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?

Ein Fahrtenbuch führen

Firmenfahrzeuge sind Betriebsvermögen. Bei einer 100-prozentigen (also ausschließlichen) Nutzung für betriebliche Zwecke sind die Anschaffungs- und Betriebskosten in jedem Fall eine Betriebsausgabe. Selbständige und Beschäftigte nutzen den Firmenwagen aber in vielen Fällen auch für private Fahrten. In der Praxis berührt dies natürlich die steuerrechtliche Behandlung des Fahrzeugs.

Prinzipiell ist es möglich, Pkw ins Betriebsvermögen ab einem betrieblichen Nutzungsanteil von 10 Prozent zu übernehmen. Das Fahrtenbuch ist – neben der 1-Prozent-Regel – das anerkannte Mittel seitens der Finanzbehörden, um die Nutzungsanteile nachzuweisen. Achtung: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden als dienstlich veranlasst angesehen, weshalb diese den betrieblichen Nutzungsanteil erhöhen.

Für Selbständige wird der Nachweis geführt, in welchem Rahmen eine betriebliche Nutzung erfolgt und welche Kosten als Betriebsausgabe behandelt werden. Im Fall eines Firmenwagens als geldwerter Vorteil dient es dazu, dessen Höhe zu ermitteln. Um diese Aufgabenstellung erfüllen zu können, muss das Fahrtenbuch Auskunft über:

  • gefahrene Kilometer

  • Reiseziele

  • Terminzwecke

geben.

Die Führung des Fahrtenbuchs führt zu einem gewissen Verwaltungsaufwand, da es sich um Unterlagen handelt, die eindeutig nachprüfbar sein müssen. Bedeutet in der Praxis, dass die Nennung eines Ortes oder Straßennamen als Reiseziel nicht anerkannt werden. Verzeichnet sein müssen:

  • Fahrten mit gefahrenen Kilometern, Datum und End-Kilometerstand

  • Reiseziel bei betrieblichen Fahrten (Kundendaten)

  • Kilometerangaben bei privater Nutzung/Vermerk für Fahrten zur Betriebsstätte.

Zu beachten ist, dass die Aufzeichnungen direkt im Anschluss an die jeweilige Fahrt zu machen sind, die Notationen fortlaufend sein müssen und die Führung des Fahrtenbuchs in geschlossener Form zu erfolgen hat. Letzteres schließt die Führung nach dem Prinzip „Schuhkarton“ aus.

Die 1-Prozent-Regel beim Firmenwagen

Wer als Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen muss, sieht sich einem gewissen „Verwaltungsaufwand“ gegenüber. Die 1-Prozent-Regel scheint hier genau die Möglichkeit zu sein, sich lästigen Papierkram vom Hals zu halten. Ist diese Ansicht in der Praxis gerechtfertigt?

Abbildung 2: Wir wird der geldwerte Vorteil bei einem geschäftlich und privat genutzten Wagen vom Finanzamt betrachtet? Für Selbstständige eine besonders wichtige Frage!
Abbildung 2: Wir wird der geldwerte Vorteil bei einem geschäftlich und privat genutzten Wagen vom Finanzamt betrachtet? Für Selbstständige eine besonders wichtige Frage!Foto: @ ElisaRiva (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Prinzipiell bedeutet die 1-Prozent-Regel Folgendes: Inlandslistenpreis und die Entfernung zwischen Wohnort/Arbeitsplatz spielen in der Berechnung der Bemessungsgrundlage eine Rolle. Für die Höhe der Abgaben (Steuern und Sozialabgaben) wird der Inlandslistenpreis des Fahrzeugs einfach durch 100 geteilt. Hieraus ergibt ein Teil der Steuer-Bemessungsgrundlage.

Um die Privatnutzung für Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung abzubilden, wird ein geldwerter Vorteil – zusätzlich zum 1-Prozent-Abzug – auf Basis der Entfernung berechnet. Hierfür sind zwei Verfahren gängige Praxis. Einmal erfolgt die Berechnung mit monatlich 0,03Prozent des Bruttolistenpreises je Kilometer. Alternativ darf jede tatsächlich durchgeführte Fahrt mit 0,002% des Bruttolistenpreises berechnet werden.

Beispiel: Firmenwagen kostet 24.546 Euro; Entfernung Wohnung/Arbeitsstätte 35 Kilometer

  • Bruttolistenpreis wird auf volle Euro gerundet – 24.500 Euro

  • 1 Prozent Bruttolistenpreis – 245 Euro

  • 0,03Prozent je Kilometer – 257,25 Euro

  • abgezogen werden pauschal versteuerte Fahrkosten (20 d) – 210 Euro

  • Ergebnis: 292,25 Euro

Die 1-Prozent-Regel gilt nicht nur für Beschäftigte in einem Unternehmen. Auch Unternehmer wenden die Vorschriften an, wenn eine Mischnutzung von Kraftfahrzeugen vorliegt und bei einer privaten Nutzung von weniger als 50 Prozent kein Fahrtenbuch geführt wird.

Welche Regelung lohnt sich wann?

Zwischen der 1-Prozent-Regel und dem Fahrtenbuch gibt es gerade im Hinblick auf den Arbeitsaufwand erhebliche Unterschiede. Und auch in Bezug auf das Ergebnis – also welche Kosten für den Anwender günstiger sind – ergeben sich Differenzen. Pauschal ist es schwierig, einer Methode den Vorzug zu geben.

Gerade bei einer hohen Zahl betrieblich veranlasster Kilometer kann sich das Fahrtenbuch allerdings eher rechnen. Hier erfolgt eine Abrechnung über die tatsächlich angefallene Nutzung auf Basis der gefahrenen Kilometer. Würde bei einer eher geringen privaten Nutzung des Pkws auf die 1-Prozent-Regel zurückgegriffen, wäre mit einer nachteilig hohen Belastung für den Steuerpflichtigen zu rechnen. Letztlich gilt die Devise, dass vor einer Entscheidung beide Verfahren zumindest überschlägig zu prüfen sind, da Wechsel innerhalb einer Steuerperiode schwierig sind.

Abbildung 2: Wir wird der geldwerte Vorteil bei einem geschäftlich und privat genutzten Wagen vom Finanzamt betrachtet? Für Selbstständige eine besonders wichtige Frage!

Fazit: Der Firmenwagen muss versteuert werden

Ein Dienstwagen ist für Unternehmen eine Möglichkeit, Mitarbeiter in ihrer Position herauszuheben und geldwerte Vorteile zukommen zu lassen. Selbständige und Beschäftigte nutzen die Firmenwagen oft auch für private Zwecke. Vor dem Hintergrund der steuerlichen Behandlung eine Herausforderung, da die Kosten nur entsprechend dem Ursachenprinzip als Betriebsausgabe oder geldwerter Vorteil anerkannt werden.

Letztlich lassen die Finanzbehörden hier zwei Berechnungsmodelle zu: Einmal die 1-Prozent-Regel und auf der anderen Seite das Fahrtenbuch. Beide Varianten haben Vorzüge – aber auch Nachteil. Aus Sicht der Anwender ist zu prüfen, welche Option für die persönliche Situation das optimale Potenzial hat. Pauschale Festlegungen sind eher schwierig.

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Bildquellen:

Abbildung 1: @ DariuszSankowski (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Abbildung 2: @ ElisaRiva (CC0-Lizenz) / pixabay.com